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Integration externer Systeme

Falls Sie schon langjährige Geschäftserfahrung hinter sich haben, benutzen Sie wahrscheinlich bereits Business-Management-Software (Buchhaltung, Lagerverwaltung, CRM, ERP usw.). In diesem Fall erwarten Sie zu Recht, dass sowohl die benötigten Daten als auch die benötigten Funktionalitäten nur einmal vorliegen müssen und sich die Systeme daraus bzw. davon bedienen. Wir haben unsere Webshops schon oft mit externen Systemen integriert und haben mit zahlreichen Kommunikationssprachen in der Praxis gearbeitet.

Im Folgenden bemühen wir uns, Ihnen einen Überblick über die Integration von Webshops mit externen Systemen zu verschaffen.

Warum brauchen wir so etwas?

Das Ziel ist fast immer die Automatisierung. Es ist ein allgemeines, persönliches und geschäftliches Bedürfnis, dass wir die Bequemlichkeit suchen, aber auch effektiv sein wollen. Wir möchten immer erfolgreicher werden in dem was wir tun. Die IT-Backend-Systeme wurden alle geschaffen, um die Hauptgeschäftsaktivitäten des Unternehmens zu fördern. Solche Systeme sind z.B. ERP (Enterprise Resource Planning) und ihre Bestandteile, wie z.B. Warenwirtschaftssysteme, CRM Systeme (Kundenbeziehungen), Buchhaltungsprogramme usw. Das Management von Online-Shops ist eine ernste, Ressourcen fordernde Aufgabe, bestehend aus einer Reihe von Tasks, wie z.B. die Anlegung und Aktualisierung der Produktdatenbank, der richtigen Verwaltung von Kundendaten, Auftragsverwaltung und Follow-up, natürlich die Rechnungsstellung, Frachtzettel ausfüllen usw. Die schlechte Nachricht ist, dass durch das Wachstum des Geschäftes und das Ansteigen der Anzahl der Produkte und Aufträge, auch die notwendige Zeit für die Durchführung dieser Tätigkeiten zunimmt. Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Vorgänge zu einem gewissen Grad automatisiert und beschleunigt werden können.

Darüber hinaus ist es eine allgemeine Anforderung, dass bestimmte Aufgaben möglicherweise nicht zweimal gemacht werden müssen. Zum Beispiel, die Produkte müssen nicht separat in dem ERP-System und in dem Webshop angelegt werden. Die Bestellungen müssen nicht manuell in das ERP-System übertragen werden oder die neuen Kundendaten müssen nicht manuell in CRM angelegt werden.

Welche Prozesse werden im E-Commerce am meisten automatisiert?

Neue Anforderungen an die Automatisierung der einzelnen Prozesse entstehen mit steigendem Umsatz und steigenden Produktzahlen Ihres Geschäftes. Unten stehend finden Sie eine Liste der am häufigsten auftretenden Anforderungen in Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.

1. Abrechnung: Aufgrund der großen Nachfrage ist vielleicht die größte Anforderung, dass die Rechnungen für Webaufträge nicht manuell ausgefüllt werden müssen. Besonders die Abrechnung von vielen Produkten für kleine Beträge kann unsere Arbeit verbittern.

2. Waren synchronisieren: Wenn jemand Hunderte oder Tausende von Produkten vermarktet und diese bereits sorgfältig in einer ausgewählten Business-Management-Software (die übrigens hier auch regelmäßig aktualisiert wird) angelegt hat, möchte er sicherlich nicht von vorn anfangen. In diesem Fall ist es nützlich, wenn die Daten der Produktdatenbank direkt aus dem Verwaltungssystem übernommen werden können und nicht manuell hochgeladen werden müssen.

3. Produktinformation und Preis anzeigen: In vielen Fällen reicht es aus, wenn die Preise und Produktinformationen wöchentlich oder sogar monatlich aktualisiert werden. Es gibt jedoch auch Fälle, wenn der Verkäufer es für notwendig hält die Kunden in Echtzeit über den Bestand seiner Produkte zu informieren. Er kann genaue Werte angeben oder auch darüber informieren, ob ein Produkt erhältlich ist oder nicht. Bei sich rasch verändernden Preisen kann es erforderlich sein, diese in Echtzeit anzuzeigen.

4. Bestellungen und Kunden-Feedback: Wenn die Bestellungen sowohl im ERP-System als auch für die Kunden in der Kundendatenbank erreichbar sein sollen, ist es nützlich, wenn diese nicht manuell aus dem Webshop ins ERP-System übertragen werden muss.

5. Versandschein: Wenn Sie Kurierdienste in Anspruch nehmen, werden Sie in der Regel verpflichtet ein spezielles Label auszufüllen. Die Firmen bieten dazu ihre Software an, doch die Daten müssen meistens manuell eingegeben werden. Das kann man aber auch automatisieren.

6. Komplette Kundenbetreuung: Jemand kauft im Webshop ein. Seine Bestellung wird an das ERP-System übertragen. Dort wird diese von jemandem bestätigt, der vielleicht auch kommentiert, ob das Paket verschickt wurde. Diese Informationen werden an den Webshop weitergeleitet, welcher dann darüber eine Mitteilung an den Kunden sendet. Ein ähnlicher Prozess tritt auf, wenn der Käufer sein Paket erhält und automatisch ein Dankeschön-E-Mail vom System erhält, das noch ein Gutschein für seinen nächsten Einkauf dazufügt. Solche und ähnliche Kundenverwaltungsprozesse können erstellt werden. Der Verkäufer kann mittels seines vertrauten ERP Interface arbeiten, und der Kunde kann von dem maximalen Einkaufserlebnis profitieren.

Integrationslösungen

Im Wesentlichen können Integrationslösungen durch zwei Faktoren unterschieden werden, u.zw. durch die Kommunikationszeit und dem Automatisierungsgrad. Auf der Übertragungszeit basierend, kann man die Integrationslösungen in zwei Hauptgruppen aufteilen.

Nennen wir die erste Gruppe "real-time" Systeme. Hier gibt es eine Echtzeit-Kommunikation zwischen Webshop und externem System. Zum Beispiel, wenn ein Besucher die Produktdaten ansieht, sendet der Webshop eine Anfrage an das Warenwirtschaftssystem über den Bestand des Produktes. Das Warenwirtschaftssystem reagiert auf die Anfrage und der Webshop erhält somit immer die aktuellen Informationen, die er dann an den Kunden weiterleitet. Und all dies geschieht in nur Zehntelsekunden. Der Vorteil ist, dass der Benutzer immer garantiert aktuelle Informationen bekommt und er kann beispielsweise kein Produkt kaufen, das im Laden schon verkauft wurde.

Nennen wir die zweite Gruppe "synchronisierte" Systeme. In diesem Fall kommunizieren Webshop und externes System in bestimmten Zeitabständen (z.B. täglich, halbtäglich oder stündlich oder nach bestimmten Ereignissen, z.B. durch Drücken einer Taste). Die Systeme informieren sich über die Änderungen seit der letzten Kommunikation (das nennen wir Synchronisation). Der Nachteil ist, dass die Kommunikation nicht in Echtzeit abläuft und daher sind die Daten nicht immer aktuell. Abhängig von dem Ziel, kann man entsprechend beliebiger Intervalle synchronisieren (z.B. alle 15 Minuten können die Bestandsdaten aktualisiert werden). In dem Fall, kann der Benutzer keinen spürbaren Unterschied merken und die Fehlerrate kann minimiert werden (die Chance dafür ist sehr gering, dass ein Produkt, das noch vor 10 Minuten auf Lager war, von jemand gleichzeitig offline und online gekauft wird).

Die Echtzeit-Kommunikation kostet am Anfang (und häufig auch danach) in der Regel viel mehr, weil die Entwicklung dieser Systeme problematisch ist und oft folgen notwendige Infrastrukturinvestitionen (z.B. separate Server für den Webshop, oder die Sicherstellung ausreichender Bandbreite). Da zwischen Webshop und externem System viel mehr Daten übermittelt werden als bei den Synchronisationslösungen, ist die Belastbarkeit auch begrenzter.

Der Automatisierungsgrad

Die andere Gruppierung integrierter Systeme basiert auf dem Automatisierungsgrad. Wir unterscheiden zwischen manuellen, halbautomatischen und automatischen Systemen. Eine manuelle Lösung nennen wir, wenn das Aussensystem im Grunde zu keinerlei externer Kommunikation fähig ist, Daten können jedoch importiert sowie auch exportiert werden. In diesem Fall ist es möglich, z.B. die Produktstammdaten, in einer Datei gespeichert, zu exportieren. Diese Datei ist in der Regel entweder im CVS- (einfache Textdatei), XLS..

- Lagestam, mit extra funkcionen

- Lagerort

- Preise, mit mehreren preis gruppen

- Image to Prestashop, oder image to Orgamax

- Dimension, Lenege, Breite, Höhe, Gewicht

- Description, kurz und lang beschreibung, auch gemisht

- Lieferants

- Customers, mit gruppen, und newsletter